Chcąc w sposób odpowiedni przedstawić swoją firmę, a także wszystko to, co ma do zaoferowania, należy opracować ofertę handlową. Od jej konstrukcji i treści zależy, czy trafi do potencjalnych odbiorców i partnerów.

Wszystko to sprawia, że pełni ona rolę pewnej wizytówki przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak wyłącznie kawałek papieru wskazujący na nazwę i dane kontaktowe. Oferta handlowa to kluczowe narzędzie charakteryzujące firmę oraz jej usługi lub produkty. To nią będziemy posługiwać się podczas zachęcania klientów, kontrahentów i partnerów. Jeśli zostanie przygotowana nieprawidłowo, nie mamy co liczyć na wzrost zysków oraz znaczenia w branży.

OFERTA HANDLOWA – CHARAKTERYSTYKA

Na wstępie należy podkreślić, że oferta handlowa występuje w kilku odmianach. Najczęściej jest to dokument przedstawiający usługi, produkty i cennik. Do tego dojść może także określenie warunków sprzedaży bądź współpracy oraz pewnego rodzaju zachęta do spojrzenia na przedstawianą ofertę przychylnym wzrokiem.

Często oferta handlowa przyjmuje również formę portfolio, w którym znajdą się również przykłady realizowanych do tej pory projektów wraz z opinią byłych partnerów lub klientów.

CO UMIEŚCIĆ W OFERCIE HANDLOWEJ?

Pamiętać należy o tym, że mówimy tu o mniej lub bardziej oficjalnym piśmie, które koniecznie musi wyróżniać się odpowiednio przemyślaną strukturą. Bez niej oferta handlowe okaże nieczytelna, przez co trudno będzie nam z nią dotrzeć do końcowego odbiorcy. Z czego więc powinna się składać?

• Pierwsza strona – musi się tu oczywiście znaleźć tytuł dokumentu („oferta handlowa”) wraz ze wskazaniem adresata. Pierwsza strona jest zazwyczaj analizowana najdokładniej, dlatego warto umieścić na niej również dane kontaktowe naszej firmy. W dobrym guście jest umieszczenie w stopce także nazwę naszej firmy, siedzibę, numer KRS, NIP oraz informację o kapitale zakładowym.
• Spis treści – konieczny dla łatwiejszego korzystania z dokumentu. Okaże się niezbędny

zwłaszcza wtedy, gdy oferta handlowa ma wiele stron.

• Charakterystyka naszej firmy – powinniśmy ją krótko opisać.
• Partnerzy – mowa o firmach, z którymi do tej pory współpracowaliśmy.
• Najważniejsza część – znajdzie się w niej opis oferowanych usług i produktów, cennik oraz pozostałe informacje, związane chociażby z warunkami współpracy czy też kwestiami prawnymi. Dodać można również zdjęcia produktów bądź dotychczasowych realizacji. Nie wolno zapominać także o wskazaniu wszelkich korzyści, na jakie odbiorca oferty handlowej może liczyć wchodząc z nami we współpracę.

O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ PISZĄC OFERTĘ HANDLOWĄ?

O skuteczności omawianych dokumentów decyduje wiele czynników. Pierwszy błąd możemy popełnić już na etapie kompletowania listy odbiorców, do których oferty handlowe trafią. Jeśli ich potrzeby nie będą zbieżne z tym, co możemy zaoferować, nawet najlepiej napisana oferta nie zda się na nic.

Jeśli jednak jesteśmy przekonani, że kierujemy ją do odpowiednich podmiotów, powinniśmy dopracować każdy detal, tak aby końcowy dokument okazał się nie tylko spójny i przejrzysty, ale również zachęcający. Musimy więc położyć spory nacisk na to, aby przedstawić wszelkie korzyści płynące ze współpracy z naszą firmą. Wskażmy najważniejsze zalety produktów lub usług, a także podkreślmy, w czym są lepsze od rozwiązań konkurencyjnych.

Oczywiście nie możemy przesadzić. Zbyt wylewne opisywanie korzyści zmęczy odbiorcę, a także wzbudzi u niego uzasadnione wątpliwości. Poza wskazaniem zalet, musimy skupić się również na przekazaniu konkretnych informacji. Po raz kolejny zbyt rozległe opisywanie oferty i firmy będzie działało na naszą niekorzyść. Odbiorcę oferty handlowej interesuje przede wszystkim to, z kim ma do czynienia, na co może liczyć, ile to kosztuje, a także w jaki sposób będzie przeprowadzana transakcja. W ten sposób uzyska on maksimum informacji bez zbędnej straty cennego czasu.

Pamiętać musimy również o czytelności dokumentu. Powinien on zostać prawidłowo sformatowany – lite ściany tekstu czyta się bardzo źle. Do tego warto dodać atrakcyjne tło, które jednak nie będzie za bardzo rzucało się w oczy i nie obniży przejrzystości tekstu. Dobra oferta powinna zachęcać do nawiązania kontaktu, dlatego wszelkie dane kontaktowe muszą zostać umieszczone w widocznym miejscu.

Jak nietrudno się domyślić, oferty handlowe są obecnie wysyłane drogą elektroniczną. Naszym zadaniem będzie więc takie nazwanie i sformułowanie wiadomości e-mail, by nie została uznana za spam i nie ugrzęzła w natłoku innych wiadomość. Ofertę handlową przesyłamy nie na adres ogólny firmy, ale do konkretnej osoby, która będzie wiedziała, co z nią zrobić.

Sposób przygotowania oferty handlowej decyduje o tym, czy będzie ona w stanie zainteresować odbiorców. Jest to bardzo ważne, ponieważ to właśnie ten dokument jest kluczowy w nawiązywaniu relacji biznesowych i zdobywaniu nowych kontraktów.